Tujuan utama program ini adalah untuk mencipta dan bekerja dengan pangkalan data yang boleh diikat baik untuk projek kecil dan untuk perniagaan yang besar. Dengan itu, ia mudah untuk anda mengurus data, mengedit dan menyimpan maklumat.
Aplikasi suite Microsoft Office - Akses - berfungsi berfungsi dengan pangkalan data.
Mewujudkan pangkalan data baru
Sememangnya, sebelum memulakan kerja, anda perlu membuat atau membuka pangkalan data sedia ada.
Buka program dan pergi ke menu utama dengan mengklik pada "Fail" perintah, dan di sana pilih item "Buat". Mewujudkan pangkalan data baru, anda akan dibentangkan dengan halaman kosong yang akan mempunyai satu jadual di dalamnya atau pangkalan data web yang membolehkan anda menggunakan alat terbina dalam program, misalnya, penerbitan anda di Internet.
Sebagai tambahan, untuk memaksimumkan penciptaan pangkalan data baru, pengguna mempunyai pilihan templat untuk membuat pangkalan data yang difokuskan pada tugas tertentu. Ini, dengan cara ini, boleh membantu anda dengan cepat membuat bentuk jadual yang diperlukan, tanpa menyediakan segala-galanya secara manual.
Mengisi pangkalan data dengan maklumat
Setelah mencipta pangkalan data, adalah perlu untuk mengisi dengan maklumat yang relevan, struktur yang harus dipikirkan terlebih dahulu, kerana fungsi program ini membolehkan anda menangkap data dalam beberapa bentuk:
- Sekarang jenis penstrukturan maklumat yang paling mudah dan biasa adalah meja. Dengan keupayaan dan penampilan mereka, jadual dalam Access tidak begitu berbeza dengan yang di Excel, yang seterusnya, memudahkan pemindahan data dari satu program ke yang lain.
- Cara kedua untuk memasukkan maklumat adalah bentuk, mereka agak serupa dengan jadual, bagaimanapun, menyediakan paparan data yang lebih visual.
- Untuk mengira dan memaparkan maklumat dari pangkalan data anda, laporan disediakan yang membolehkan anda menganalisa dan menghitung, sebagai contoh, pendapatan anda atau bilangan rakan niaga dengan siapa anda bekerja. Mereka sangat fleksibel dan membolehkan anda membuat sebarang pengiraan, bergantung kepada data yang dimasukkan.
- Menerima dan menyusun data baru dalam program dijalankan melalui permintaan. Dengan bantuan mereka, anda boleh mencari data tertentu di antara beberapa jadual, serta membuat atau mengemas kini data.
Semua fungsi di atas terletak di bar alat, dalam tab "Buat". Di sana anda boleh memilih dengan tepat unsur yang anda ingin buat, dan kemudian, dalam "Pembina" dibuka, sesuaikannya.
Mewujudkan pangkalan data dan mengimport maklumat
Setelah mencipta pangkalan data baru, satu-satunya perkara yang anda akan lihat ialah jadual kosong. Anda boleh melakukannya secara manual atau mengisinya dengan menyalin maklumat yang diperlukan dari Internet. Sila ambil perhatian bahawa setiap maklumat yang anda sumbangkan hendaklah diletakkan dalam lajur yang berasingan, dan setiap entri harus mempunyai baris peribadi. Dengan cara ini, lajur boleh dinamakan semula untuk menavigasi kandungannya dengan lebih baik.
Sekiranya semua maklumat yang anda perlukan berada dalam program atau sumber lain, program ini membolehkan anda menyediakan import data.
Semua tetapan import terletak dalam tab berasingan dalam panel kawalan, yang dipanggil "Data luaran". Di sini, dalam "Import dan Sambungan", format yang tersedia disenaraikan, termasuk dokumen Excel, Akses, teks dan fail XML, halaman Internet, folder Outlook, dan sebagainya. Selepas memilih format yang diperlukan dari mana maklumat akan dipindahkan, anda memerlukan tentukan jalan ke lokasi fail. Jika ia terletak di mana-mana pelayan, program ini akan menghendaki anda memasukkan alamat pelayan. Semasa anda mengimport, anda akan menghadapi pelbagai tetapan yang direka untuk memindahkan data dengan betul ke Akses. Ikut arahan program.
Kunci Kekunci dan Hubungan Jadual
Apabila membuat jadual, program secara automatik memperuntukkan setiap entri dengan kunci yang unik. Secara lalai, ia mempunyai lajur nama yang berkembang apabila data baru ditambah. Lajur ini adalah kunci utama. Selain kekunci asas ini, pangkalan data juga mungkin mengandungi medan yang berkaitan dengan maklumat yang terkandung dalam jadual lain.
Sebagai contoh, anda mempunyai dua jadual yang mengandungi maklumat yang berkaitan. Sebagai contoh, mereka dipanggil "Hari" dan "Rancangan." Dengan memilih medan "Isnin" dalam jadual pertama, anda boleh mengaitkannya dengan mana-mana medan dalam jadual "Rancangan", dan apabila anda menggerakkan kursor ke atas salah satu bidang ini, anda akan melihat maklumat dan sel yang berkaitan.
Hubungan sedemikian akan memudahkan pembacaan pangkalan data anda dan tentunya akan meningkatkan kemudahan dan kecekapannya.
Untuk membuat hubungan, pergi ke tab "Bekerja dengan Pangkalan Data" dan di kawasan "Perhubungan" pilih butang "Skema data". Dalam tetingkap yang muncul, anda akan melihat semua pangkalan data diproses. Perlu diingat bahawa pangkalan data mesti mengandungi medan khusus untuk kunci asing. Dalam contoh kami, jika anda ingin memaparkan hari dalam seminggu atau nombor dalam jadual kedua, biarkan medan kosong, memanggilnya Hari. Juga konfigurasikan format medan, kerana ia sepatutnya sama untuk kedua-dua jadual.
Kemudian, selepas membuka dua jadual, seret medan yang ingin anda sambungkan ke medan yang disediakan khusus untuk kunci asing. Tetingkap "Edit Hubungan" akan muncul, di mana anda akan melihat medan yang dipilih secara berasingan. Untuk memastikan data dalam kedua-dua bidang berkaitan dan jadual berubah, tandakan kotak "Memastikan integriti data".
Penciptaan dan jenis permintaan
Permintaan itu adalah tindakan dalam program ini, berkat yang pengguna boleh mengedit atau memasukkan maklumat ke dalam pangkalan data. Malah, permintaan dibahagikan kepada 2 jenis:
- Permintaan elektif, terima kasih kepada program yang mendapat maklumat tertentu dan membuat pengiraan mengenainya.
- Permintaan aksi yang menambah maklumat ke pangkalan data atau padamkannya.
Memilih "Wizard Pertanyaan" di tab "Buat", program ini akan menjalankan proses membuat jenis pertanyaan tertentu. Ikut arahan.
Permintaan boleh membantu anda menyusun data dan sentiasa merujuk kepada maklumat tertentu.
Contohnya, anda boleh membuat permintaan pilihan untuk parameter tertentu. Jika anda mahu melihat maklumat pada tarikh atau hari tertentu jadual Hari untuk sepanjang tempoh masa, anda boleh menyediakan pertanyaan serupa. Pilih "Designer Pertanyaan", dan di dalamnya jadual yang anda perlukan. Secara lalai, permintaan itu akan dipilih, menjadi jelas jika anda melihat bar alat dengan butang "Pilihan" yang diserlahkan di sana. Agar program untuk mencari tarikh atau hari yang tepat yang anda perlukan, cari "Seleksi keadaan" baris dan masukkan frasa [hari apa?]. Ingat, pertanyaan mesti diletakkan di lengan persegi [] dan diakhiri dengan tanda tanya atau kolon.
Ini adalah salah satu daripada pilihan untuk menggunakan pertanyaan. Malah, dengan bantuan mereka, anda juga boleh membuat jadual baru, pilih data mengikut kriteria, dsb.
Sesuaikan dan gunakan borang
Terima kasih kepada penggunaan borang, pengguna akan dapat dengan mudah melihat maklumat untuk setiap bidang dan menukar antara entri yang sedia ada. Dengan input jangka panjang, penggunaan borang memudahkan kerja dengan data.
Buka tab "Buat" dan cari item "Borang" dengan mengklik mana bentuk standard akan muncul, berdasarkan data jadual anda. Bidang yang muncul dengan maklumat adalah tertakluk kepada semua jenis perubahan, termasuk ketinggian, lebar, dan lain-lain. Sila ambil perhatian bahawa jika terdapat hubungan di dalam jadual, anda akan melihatnya dan dapat mengkonfigurasi semula dalam tetingkap yang sama. Di bahagian bawah program, anda akan melihat anak panah yang akan membolehkan anda membuka setiap lajur jadual anda secara berturut-turut, atau segera bergerak ke yang pertama dan terakhir. Sekarang masing-masing adalah kemasukan berasingan, bidang yang mana anda boleh menyesuaikan dengan mengklik tetikus pada butang "Tambah medan". Dimodifikasi dan dimasukkan dengan cara ini maklumat akan dipaparkan di dalam jadual dan di semua jadual yang dilampirkan kepadanya. Selepas menetapkan borang, anda mesti menyimpannya dengan menekan kombinasi kekunci "Ctrl + S".
Laporkan Penciptaan
Tujuan utama laporan adalah untuk menyediakan pengguna dengan ringkasan umum jadual. Laporkan anda boleh membuat apa-apa, bergantung kepada data.
Program ini membolehkan anda memilih jenis laporan, yang menyediakan beberapa untuk dipilih:
- Laporan - laporan auto akan dibuat menggunakan semua maklumat yang disediakan dalam jadual, bagaimanapun, data tidak akan dikumpulkan.
- Laporan kosong adalah bentuk kosong, data yang boleh anda pilih dari medan yang diperlukan.
- Laporan Wizard - akan membantu anda melalui proses membuat laporan dan akan mengumpulkan dan memformat data.
Dalam laporan kosong, anda boleh menambah, memadam atau mengedit medan, mengisi maklumat penting itu, buat kumpulan khas yang akan membantu untuk memisahkan data tertentu dari yang lain, dan banyak lagi.
Di atas adalah semua asas yang akan membantu anda mengatasi dan menyesuaikan program Akses untuk diri anda sendiri, bagaimanapun, fungsinya agak luas dan menyediakan lebih banyak penalaan hal-hal yang dibincangkan di sini.